جلسه چهار ده هم(دفاتر حسابداری )
انواع دفتر در حسابداری
1 – دفتر روز نامه
2 – دفتر کل
3 – دفتر معیین
از دفاتر یاد شده دو دفتر روزنامه و کل دفتر اصلی هستند که حسابداران برای ثبت و طبقه بندی رویدادهای مالی از آنها استفاده میکنند
دلایل نگهداری دفتر روزنامه و کل
1 – تنظیم مدرکی که اطلاعات مربوط به یکایک معاملات را بترتیب تاریخ وقوع نشان دهد و در هر زمان بتوان برای پی جوی معاملات ثبت شده مورد استفاده قرار گیرد
2 – تنظیم مدارکی که تمام اطلاعات مربوط به هر یک از معاملات بطور کامل در آن ثبت شود . ثبت کامل : شامل تاریخ معامله ، نام حسابهای بدهکار و بستانکار ، مبلغ بدهکار و بستانکارو شرح کافی در باره هر معامله
3 – تنظیم مدارکی که از بروز اشتباهات نظیر : ثبت نکردن یا دوبار ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار هر معامله جلو گیری نماید
4 – تنظیم مدارکی که اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی در آن طبقه بندی شود
5 – تنظیم مدارکی که افزایش و کاهش و مانده هر حساب را در هر زمان نشان دهد
دفتر روزنامه
دفتر زوزنامه دفتری است که معاملات و عملیات مالی یک موسسه بطور زوزانه و بترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت میشود
انواع دفتر روز نامه
1- دفتر روزنامه دو ستونی یا ساده
2- دوفتر روزنامه چهار ستونی
به لحاظ اینکه در اکثر موسسات از دفاتر روزنامه دوستونی یا ساده استفاده میشود در این جلسه به شرح این دفتر پرداخت میشود و شکل آن را در سطر بعدی میبیند
شکل دفتر روزنامه عمومی ساده(دو ستونی)
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
جمع بدهکار |
جمع بستانکار | |
|
|
|
|
|
|
|
اسلوب نگهداری و تحریر دفتر روزنامه
قبل از ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه باید معاملات و عملیات مالی را تجزیه و تحلیل نماییم یعنی باید آثار هر معامله را بر معادله حسابداری ( دارایی = بدهی + سرمایه ) تعیین نماییم . تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه بر اساس اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک اولیه معاملات و عملیات مالی انجام میشود
اطلاعاتی که پس از تجزیه و تحلیل معاملات در دفتر روزنامه نوشته میشود بقزار زیر است
1 - تاریخ معامله
2 – حساب بدهکار
3 – حساب بستاکار
4 – شرح مختصر معامله
تاریخ معامله : در اولین معامله ای که در دفتر روزنامه نوشته میشود تاریخ کامل معامله یعنی سال ، ماه ، روز انجام معامله بترتیبی که در شکل زیر نشان داده شده است نوشته میشود
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
1 |
1375
آذر |
|
|
|
|
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
جمع بدهکار |
جمع بستانکار | |
|
|
|
|
|
|
|
در معاملات بعدی تا پایان ماه فقط روز انجام معامله نوشته میشود مگر یکصفحه قبل از پایان ماه تکمیل شود بخواهیم صفحه بعدی را شروع کنیم در این صورت هم روز و هم ماه و در ماه جدید هم روز و هم ماه انجام معامله نوشته میشود
حساب بدهکار
در همان سطری که تاریح معامله نوشته میشود نام حساب بدهکار را در ابتدای ستون شرح و مبلغ بدهکار را در ستون بدهکار بترتیبی که در زیر نشان داده میشود مینویسیم
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
1 |
1375
آذر |
موجودی بانک
|
|
6000000 |
|
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
حساب بدبستانکار
حساب بستانکار در سطری بعدی حساب بدهکار با فاصله حدود دو سانتی متراز حاشیه سمت راست ستون شرح و مبلغ بستانکار در ستون بستانکار بترتیبی که در زیر نشان داده میشود مینویسیم
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
1 |
1375
آذر |
سرمایه آقای امیدوار
|
|
|
6000000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
شرح معامله: شرح معامله در سطر بعدی از ابتدای ستون شرح نوشته میشود. شرح معامله راباید حتی الامکان مختصر نوشته شود با این حال شماره اسناد و مدارک اولیه معاملات و اطلاعات دیگری که مراجعه . برسی مجدد هر ثبت دفتر روزنامه را امکان پذیر میسازد در شرح معامله نوشته میشود . و این شرح را میتوان در یک سطر یا دوسطر یا حتی بیشتر نوشت به شکل ذیر توجه کنید
شکل زیر یک ثبت کامل را در دفتر روزنامه نشان میدهد
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
1 |
1375
آذر |
موجودی بانک سرمایه آقای امیدوار
افتتاح حساب جاری شماره 200 نزد بانک و واریز سرمایه اولیه آقای امیدوار برای تاسیس شرکت شاهوار به حساب مزبور . رسید بانکی شماره 123 |
|
6000000 |
6000000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
6000000 |
6000000 | |
|
|
|
|
|
|
|
در تشریخ اسلوب تحریر دفتر روز نامه ، معاملات و عملیات مالی آذر ماه شرکت شاهوار را که در جلسه ۱۰مثال زدیم اینک به آن پرداخته و در دفتر روزنامه ثبت میکنیم
1 – سرمایه گذاری اولیه
|
اقای امیدوار یک حساب جاری بشماره200 نزد بانک تاسیس و مبلغ 6000000 ریال بعنوان سرمایه به این حساب واریز میکند و رسید دریافت میدارد
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
دارایی ( موجودی بانک ) معادل مبلغ 6000000 ریال افزایش یافته |
افزایش دارایی ، بدهکار |
بدهکار: موجودی بانک 6000000 |
|
سرمایه معادل مبلغ 6000000 ریال افزایش یافته است |
افزایش سرمایه ، بستانکار میشود |
بستانکار : سرمایه 5000000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
1 |
1375
آذر |
موجودی بانک
سرمایه
افتتاح حساب جاری شماره 200 نزد بانک و واریز سرمایه اولیه آقای امیدوار برای تاسیس شرکت شاهوار به حساب مزبور . رسید بانکی شماره 123 |
|
6000000 |
6000000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
6000000 |
6000000 | |
|
|
|
|
|
|
|
2 – خرید آپارتمان
|
پنجم آذر ماه آقای امیدوار یکدستگاه آپارتمان به مبلغ 4000000 ریال نقدا خریداری میکند و چک شماره500 را به مبلغ یاد شده صادر و تسلیم فروشنده میکند و شماره این آپارتمان 192 میباشد
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
دارایی (آپارتمان) معادل مبلغ 4000000 ریال افزایش یافته است |
افزایش دارایی ، بدهکار میشود |
بدهکار : آپارتمان 4000000 |
|
دارایی (موجودی بانک )معادل مبلغ 4000000 ریال کاهش یافته است |
کاهش دارایی ، بستانکار میشود |
بستانکار : موجودی بانک4000000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
5 |
|
آپارتمان موجودی بانک
خرید نقدی یک دستگاره آپارتمان . صدور چک شماره 101 ، سند مالکیت شماره 981 |
|
4000000 |
4000000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
4000000 |
4000000 | |
|
|
|
|
|
|
|
3 – خریداثاثه
|
یازدهم آذر آقای امیدوار تعدای اثاثه از قبیل میز و صندلی ،فایل ،کابینت به مبلغ 800000 ریال از شرکت روشنک بطور نسیه خریداری میکند و فاکتور شماره 127 را دریافت مبدارد و قرار شد مبلغ 500000 ریال ار این بدهی را در تاریخ 20 آذر و مبلغ 200000 ریال آنرا در تاریخ 27 دی و مبلغ 100000 ریال را در تاریخ 30 بهمن به شرکت روشنک بپردازد
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
دارایی (اثاثه اداری) معادل مبلغ 800000 ریال افزایش یافته است |
افزایش دارایی ، بدهکار میشود |
بدهکار : اثاثه :8000000 |
|
بدهی(بستانکاران)معادل مبلغ 800000 ریال افزایش یافته است |
افزایش بدهی، بستانکار میشود |
بستانکار: بستانکاران800000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
11 |
|
اثاثه موجودی بانک
خرید نسیه اثاثه اداری از شرکت روشنک طبق فاکتور 127 |
|
800000 |
800000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
800000 |
800000 | |
|
|
|
|
|
|
|
4–پرداخت بخشی از بدهی
|
بیستم آذر آقای امیدوار چک شماره104 را به مبلغ 500000 ریال بابت پرداخت بخشی از بدهی شرکت شاهوار صادر و به شرکت روشنک تسلیم میدارد
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
بدهی(بستانکاران) معادل مبلغ 500000 ریال کاهش یافته است |
کاهش بدهی ، بدهکار میشود |
بدهکار : بستانکاران 500000 |
|
دارایی (موجودی بانک) معادل مبلغ 500000 ریال کاهش یافته است |
کاهش دارایی ، بستانکار میشود |
بستانکار: موجودی بانک 500000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
11 |
|
بستانکاران موجودی بانک
پرداخت به شرکت روشنک بابت بخشی از فاکتور شماره 127 و صدور چک شماره 104 |
|
500000 |
500000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
500000 |
500000 | |
|
|
|
|
|
|
|
5 - فروش نسیه بخشی از اثاثه خریداری شده
|
بیست و پنجم آذر آقای امیدوار نصف اثاثیه خریداری شده را مازاد تشخیص داده و آن را به قیمت 400000 ریال بطور نسیه به شرکت سایبان میفروشد و طبق صورتحساب صادر قرار شد مبلغ 300000 ریال از طلب شرکت شاهوار در تاریخ سی آذر و بقیه در تاریخ 25 دی ماه از شرکت سایبان دریافت گردد
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
دارایی (بدهکاران) معادل مبلغ 400000 ریال افزایش یافته است |
افزایش دارایی، بدهکار میشود |
بدهکار : بدهکاران 400000 |
|
دارایی (اثاثه) معادل مبلغ 400000 ریال کاهش یافته است |
کاهش دارایی ، بستانکار میشود |
بستانکار: اثاثه 400000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
25 |
|
بدهکاران اثاثه
فروش نسیه تعدادی از اثاثه به شرکت سایبان طبق صورتحساب ارسالی |
|
400000 |
400000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
400000 |
400000 | |
|
|
|
|
|
|
|
6 – وصول بخشی از مطالبات
|
سی آذر اقای امیدوار مبلغ 300000 ریال بخشی از طلب شرکت شاهوار را از شرکت سایبان دریافت . طی رسید بانکی شماره 635 به حساب جاری شماره 200 نزد بانک ... واریز مینماید
| ||
|
چه واقع شده |
قاعده حسابداری |
ثبت حسابداری |
|
دارایی (موجودی بانک ) معادل مبلغ 300000 ریال افزایش یافته است |
افزایش دارایی، بدهکار میشود |
بدهکار : موجودی بانک 300000 |
|
دارایی (بدهکاران) معادل مبلغ 300000 ریال کاهش یافته است |
کاهش دارایی ، بستانکار میشود |
بستانکار: بدهکاران 300000 |
دفتر روزنامه عمومی
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف |
بدهکار |
بستانکار | |
|
25 |
|
موجودی بانک
بدهکاران
دریافت از شرکت سایبان بابت بخشی از مطالبات و واریز آن به حساب بانک جاری 200 – رسید بانکی شماره 635 |
|
300000 |
300000 |
|
|
جمع گردش عملیات در ماه |
|
300000 |
300000 | |
|
|
|
|
|
|
|
با پایان یافتن عملیات شرکت شاهوار در دفتر روز نامه متذکر میگردد که
در تحریر دفتر روزنامه نکات زیر باید رعایت شود
1 - بیش از اینکه معامله ای در دفتر روزنامه ثبت شود باید تمام صفحات دفتر روز نامه شماره گذاری گردد و هیچ یک از صفحات دفاتر روزنامه نباید باطل یا از آن خارج شود
2 – معانلات باید در روزی که واقع میشود در دفتر روزنامه ثبت شود
3 – دفتر باید پاکیزه و مطالب و ارقام با خط خوانا و با قلم نوشته شود
4 – هیچ مطلبی نباید بین سطور و یا در حاشیه نوشته شود
5 – از قلم خوردگی باید اجتناب شود مگر در موارد استثنایی و تنها برای تصحیح اشتباه
6 – مطالب نوشته شده را به هیچوجه نباید پاک کرد ، نباید تراشید یا با مواد شیمایی و نظایر آنها محو نمود
7 – اطلاعات مربوط به یک معامله باید در یک صفحه دفتر روزنامه نوشته شود اگر جای کافی برای ثبت کامل یک معامله در صفحه وجود نداشت جای خالی بسته و معامله در صفحه بعد نوشته شود
آزمون توازن دفتر روزنامه
1 - جمع ستون بدهکار و جمع ستوان بستانکار هر صفحه از دفتر روز نامه را باید تعیین کرد و در روی آخرین سطر نوشت . چون طرف بدهکار و طرف بستانکار کلیه معاملات مساوی است این دو جمع نیز باید با هم برابر باشد . و در صورت عدم تساوی مشخص میگردد که یک یا چند رقم صحیح ثبت نشده که باید کشف و رفع اشتبا ه گردد
2 – جمع ستون هر صفحه دفتر روزنامه باید به اولین سطر صفحه بعد منتقل شود حاصل جمع دفتر روزنامه که بدین ترتیب بدست میآید گردش عملیات نامیده میشود